青档〔2008〕10号
青浦区档案局关于2008年度档案工作总结
2008年，我区档案工作在区委、区政府的正确领导下，在市档案局的关心指导下，按照年初制定的工作目标任务，紧紧围绕建设“绿色青浦”、构建和谐青浦的战略目标，认真学习贯彻党的十七大精神，努力学习实践科学发展观，坚持以服从大局、服务民生，科学统筹、发挥主导，着眼发展、注重实效的档案工作发展思路，深化档案服务这一永恒主题，档案工作的服务能力和建设水平不断提高，促进了档案事业与青浦经济和社会事业的协调发展。
一、档案依法行政能力有了新提高
㈠健全与完善档案行政执法制度。为推进档案管理依法行政，加强档案行政执法，严格落实档案行政执法责任，保障档案法律、法规、规章的正确实施，修订完善了《青浦区档案局档案行政检查程序规定》等制度，确定了行政执法职权分解和行政执法责任，针对不同的档案执法岗位，补充完善了档案行政裁决、档案行政确认、档案行政给付和其他执法事项的行政执法流程图，并明确岗位职责和办理时限。通过强化制度，明确工作职责，实现行政执法行为程序化、规范化。
㈡提前完成对各机关事业单位文件材料归档范围及文书档案保管期限表的审批。将贯彻落实国家档案局8号令精神，按时完成审批工作作为一项重点工作。成立了审批工作领导小组，制定了审批程序，并规定了所有审批复函要经过个人初审、领导小组复审后，按法定程序在各单位申报后的20个工作日完成，确保全区82家单位的审批工作按照时间节点有序进行。此项工作比原计划提前一个月完成。
㈢开展档案行政执法检查。下发青档（2008）8号文件，确定了今年档案行政执法检查的重点内容，全面部署档案行政检查工作。从8月份起为期一个月时间对部分单位进行执法检查，检查重点是：一是学习贯彻法律法规情况；二是制定实施和管理以及职责落实情况；三是人员、库房及设施配备情况如何；四是文件管理以及重大项目建档和企事业单位转制过程中档案处置和归属流向的情况。重点检查近两年基层单位的案卷目录，所属转制单位档案的流向和归属及档案的安全保管情况。从检查情况看，各单位都能较好地贯彻执行国家档案局8号令精神，全面实行文书立卷改革，应归档的文件材料收集齐全完整，信息录入做到准确规范，保管期限划分基本正确，档案保管符合“八防”要求，基层单位立卷归档工作按时完成。镇、街道所属转制企业档案，大部分由原企业保管，档案的构成主要是会计档案。也有少数转制企业单位（2000年前转制）的档案去向不明，检查组要求相关单位落实整改措施，查明档案的流向，以确保转制企业档案的完整与安全。
二、档案基础业务建设有了新发展
㈠规范文书档案立卷改革工作。督促各单位实行新的归档范围及保管期限表，下发布置年度考核细则，推进各单位归档工作。通过举办新上岗人员实用操作培训及对各一级指导单位的档案整理归档、扫描挂接等进行培训，下基层实地检查指导，协作组会议交流、网上实时检查，结合年度考核要求对各单位贯彻8号令按照新归档范围及保管期限表做好归档工作情况进行督促指导，取得了良好效果，有效提高了一文一卷规范化水平。
另外，开展档案区级先进达标工作。对要求升级达标单位开展了业务指导工作。年内，对工业园区出口加工区的档案工作按照《青浦区档案管理区级先进标准考核办法》进行了指导考核，顺利通过验收达到了区级先进标准。
㈡实时指导监管重大工程项目、重要活动档案工作。开展对重大工程项目档案的登记管理、指导验收工作。年内对瀚文学校、南箐园、国际农产品交易中心、崧泽大道、城中西路综合改造工程、漕港河沿岸景观改造工程、淀浦河城区景观河道建设工程、白鹤污水厂、青浦污水厂三期九个区内重大工程项目进行了档案登记。经常与相关项目单位进行联系、督促、指导。并会同区重大办对区公路署、朱家角投资公司、新城公司承建的漕盈路新建工程、白石公路西段延伸工程、赵重公路改建和漕华路、泰安一、二路以及区行政学院、城中西路延伸一期工程、淀山湖大道（一期）景观、和平桥绿地工程的重大工程项目档案进行了验收。同时，配合有关单位做好重点工作、重要活动的档案工作。一是协助区特奥会办公室完成2007年特奥会文件材料的收集、整理、归档工作，在市召开的表彰大会上我区被评为档案工作先进集体；二是配合区环保局、农委开展上海市第一次污染源普查档案指导工作。专门指定一名工作人员具体负责联系污染源普查办，协助做好普查材料收集归档的指导工作；三是指导帮助区统计局完成农普档案整理工作和经普档案的收集整理指导工作；四是安排专人指导帮助区文明办对未成年人道德建设测评材料进行整理；五是对区第五届淀山湖艺术节活动的材料提出要求并和进行指导，并收集进馆立卷归档；六是围绕我区“迎世博600天行动”工作目标，走访联系调研指导，促进迎世博材料的积累收集归档工作。
㈢开展新领域建档指导工作。一是对全区民生档案归类进行了调研，通过调研将全区各类民生档案归纳为61种，对民生档案较集中的区劳动局、民政局和卫生局等单位开展了分类建档业务指导，提出了新的要求；二是开展了家庭、学生成长档案建档工作，把建档工作推向社会。分别在庆华小学和青浦一中举办了学生成长档案讲座，有10个班级参加，听讲学生达500多人，两个学校都在暑假期间开展了成长档案的制作活动，收到了很好效果。我们还在夏阳街道社区举办了家庭建档知识讲座，通过听讲座，社区居民对家庭建档有了初步的认识，基本掌握了建立家庭档案的方法和技能；三是加强对新农村档案工作的调查。我们对全区新农村档案工作进行了全面的摸底调查。通过制发了调查表，深入农村以及召开新农村档案工作座谈会等形式开展新农村档案工作。经调查统计汇总，全区187个行政村目前都建有档案室，配有兼职的档案人员，农村档案工作开展比较正常。从而，我们确定了新农村应重点收集归档的材料范围，以便开展积极的指导工作。
三、数字档案馆室建设取得新进展
㈠不断完善档案管理系统软件功能。按照档案信息化建设的总体规划，开展数字档案馆二期项目建设工作。年内完善了档案管理系统软件功能，增加了扫描文件PDF批量挂接功能，无偿为50多家机关单位扫描文件进行批量挂接。完成了政务网数据的整网迁移至日立光纤阵列中，实现条目数据和扫描文件的集中式保管。配合中信公司开发完成了多媒体档案管理系统，并投入运行。同时，与信息委、理想公司技术人员共同协商解决个别单位MQ抓取不实时问题，并完成数字档案馆三期项目建设方案。
㈡不断推进馆藏档案数字化工作。年内，综合管理系统数据库新增文书档案案卷目录16928条，文件级目录537914条；科技档案案卷目录62条，文件级目录155条；独生子女3590条，婚姻455条，社员建房2309条，招工录用单1833条，干部任免8359条，入退伍5101条，知青5406条，各种汇编1291条，馆藏资料2931条，县内部出版物986条，区内部出版物626条，报刊目录3823条，本区资料目录1863条，土地证123001条；光盘档案案卷级5条，文件级63条。并将区直机关党工委、技监局、建交委、区委办等20家单位进馆档案华威软件数据（案卷级目录8531条，文件级目录63601条）导入综合管理系统数据库。完成档案全文级数字扫描3438682页。目前，综合管理系统共有各类馆藏档案条目2212790条，全文数字档案8472428页。
㈢努力推进数字档案室建设。今年，我们对各单位考核中明确了以建立数字档案室为目标，要求对一文一卷的档案进行扫描挂接，并对前几年传统立卷的档案也要进行扫描挂接。其目的是方便利用提高服务水平，为日后档案接收进馆提前做好准备，促进数字档案馆室建设联动，加快馆藏档案目录数据库建设和全文数字化进程。在业务指导上打破了传统指导模式，改为以网络检查指导为主的方式，突破了时间、空间上的限制，实现了实时督查指导和档案信息资源的共享，对各单位在实际操作中发现的问题，可以即时反馈给档案人员，做到及时修改，进一步推进了档案现代化、信息化的发展。
四、档案资源建设和服务有了新拓展
㈠有序开展档案接收工作。年初，制订了全年档案接收进馆计划，并发至各有关单位，要求各单位根据接收计划的时间节点，组织人员对1998年前（含1998年）形成的档案进行检查、整理，同时做好安全保密工作及电子目录的核对工作，以确保各单位进馆档案的质量和安全。全年接收了区劳动局、建设局、发改委、区委党校、区团委等22家单位10658卷档案进馆。另外，还接收、整理了交运总公司下属装卸二公司、内河运输公司、交建保洁公司、毛线厂及水利规划设计所5家转制企业文书档案2353卷，会计档案10529册进馆。
㈡及时征集抗震救灾声像档案。四川汶川发生特大地震灾害后，我区广大群众心系灾区、爱心涌动，捐款、捐物，帮助灾区人民渡过难关，尽心尽力。为了充分展示我区人民“一方有难，八方支援”的精神，我们发出通知在全区范围内征集有关抗震救灾活动的照片，要求各单位将反映本单位及所属基层单位领导、群众捐款、捐物、交纳特殊党费、特殊团费、哀悼遇难同胞场面，赴川志愿人员工作、生活，以及赶制、运送救灾物资等照片音像资料及时归档，并提前移交区档案馆。共收集和征集到有关抗震救灾照片500多张，录像带2盘、光盘5张，较全面地反映了我区人民爱心无疆、情系灾区的动人场面，在历史上留下光辉的一页。另外，征集了反映青浦城乡面貌的航拍照片40张，国家级的荣誉档案6件，名人吴冠中题词1份，青浦广播新闻节目音像带档案44盘。
㈢全力做好窗口接待利用工作。为了方便利用者，我们进一步强化便民措施，建立了午间值班、节假日电话预约，并对部分群体免费查档等制度，只要利用者需要，随时提供服务。全年共接待查档者7876人次，利用档案12130卷次。其中：电话查档553人次，利用档案1232卷次；中午查档706人次，利用档案1092卷次；节假日查档12人次，利用档案22卷次。在这些利用者中，以查阅各类与民生相关的专题档案为主，包括婚姻、知青（子女）、独生子女、入退伍、社员建房批复、招工录用档案等，市民利用这些档案主要解决户口申报、领取计划生育一次性补贴、享受参战人员相关待遇、动拆迁、补足工龄办理退休等民生问题。5月份档案利用人次创月历史新高，青浦电视台在青浦新闻中进行了报道。面对查档接待量的不断上升，接待窗口热情应对，一般查询到出具证明材料仅短短几分钟。
㈣认真做好档案鉴定开放工作。为使馆藏档案更好地为社会服务，方便群众利用，今年，我们安排资深档案业务干部，对法定开放档案进行开放鉴定。通过全文鉴定，开放了1990卷1978年前的档案，并向社会公布了第十二批开放档案目录，这些目录涉及部、委、办、局、乡镇52个全宗。到目前为止，档案馆从1986年以来先后向社会开放的档案、资料数量已达40613卷。
㈤规范政府信息公开工作。我们以《中华人民共和国政府信息公开条例》实施为契机，认真学习、熟悉掌握《条例》的主要内容，特别是明确政府查询服务的职责、信息公开的程序、内容、范围和条件，严格按照《条例》的规定履行服务职责。此外，配合区信息公开联席会议办公室督促各单位按时报送政府信息公开文件材料，重新制作了信息公开文件材料报送表，并开展对政府信息会审工作。全年共收到主动公开信息1886条，依申请公开信息431条，免予公开信息1102条，现行文件940件。
㈥加强档案库房的安全与设施维护工作。为使档案资料得到更好保护，我们根据档案库房的管理要求，对库房进行安全检查、设备维护、温湿度记录，发现问题及时解决。年内，将三个库房的应急照明灯进行更换，重新安装了馆内监控设备，并对使用和操作内容进行了培训，有效保证了馆藏档案的完整与安全。今年，市档案局档案安全保护工作检查组对我馆档案安全保护工作进行了检查，检查组听取了工作汇报后查看了台帐及库房管理情况。通过一听、二看，检查组充分肯定了我馆在档案保护工作方面所做的努力和取得的成绩，被评为档案安全保护工作先进单位并在全市档案保护工作会上予以表扬。
五、档案资源的开发与利用取得新实效
㈠开展了档案文化进社区活动。我局与夏阳街道共同制定档案文化进社区活动方案。今年1月25日第一期“青浦老报纸介绍”10个活动展版在夏阳街道5个主要社区开始巡回展出。上海电视台及青浦电视台、青浦报社等我区主要新闻媒体都及时进行了报道，全年共制作8期共80个版面在社区巡回展出。这些展板分别是“青浦老报纸介绍”、“青浦历史风貌介绍”、“青浦印记”、“青浦35年战瘟神”等内容，共展出历史照片近300幅，市民观看近万人次。通过举办展览，让沉睡的档案“见光”，让埋没在档案库房中的史料走进当代生活，服务民生，共享文明，努力探索一种把旧闻变新闻的传播方式，得到了街道等领导的肯定，也受到了广大市民的热烈欢迎。
为了使档案文化进社区活动办得丰富多彩、有声有色，区档案局与夏阳街道联合召开了档案文化进社区座谈会，区档案局长、夏阳街道主任及3个社区居委会书记、社区居民代表等18人出席了会议，大家献计献策，为更好地办好档案文化进社区这项活动提出了宝贵意见。
㈡开展老照片网上展览活动。以馆藏照片为主要整理对象，上半年以来不断查阅、整理、扫描馆藏老照片，并按“馆藏创刊号”、“青浦老城墙”、“青浦解放”、“青浦水利”、“青浦渔民”等专题进行编排，在网上进行题为“青浦记忆”老照片介绍展览，目前已展出了20个专题近200幅老照片。使更多的人了解青浦的历史，弘扬了青浦的传统文化，受到了广大网民的欢迎。
㈢举办“档案馆日”主题活动。根据市档案局“关于举办第二届‘上海市档案馆日’主题活动的通知”要求，我区“档案馆日”主题活动与社区、社会联动开展“六个一活动”。具体为：举办了一个《自传》捐赠仪式；召开一个档案文化进社区专题座谈会；印发了一批宣传资料；开放一批民生档案（第十二批档案开放）；展示了一批版面；4月25日在科技文化活动中心广场举行一次现场咨询活动。
㈣开展青浦区大事记的编写工作。完成2007年及2008年上半年青浦区大事记的编写工作。2007年青浦大事记共收集采用照片120张，大事记条目260条，文字1.9万字，已在青浦档案信息网上公布。2008年上半年大事记编写工作分别参阅了区委、区府办的青浦信息、一周动态等内部资料、青浦报、青浦信息网站、有关单位的情况简报及大事记；走访了两个街道、工业园区等单位，收集并采用大事记照片59张、条目140条。
六、档案干部整体素质有了新提升
今年，我们进一步深化机关作风建设，坚持以人为本，加强内部管理，注重人的整体素质提高，机关作风建设取得了较好成绩，在全区63家单位中列位于第2名。
㈠加强理论和业务学习。坚持理论学习制度，引导本机关干部加强政治理论和业务学习，全面提高政治理论水平，大力提升业务能力，增强为人民服务的本领，全力打造一支学习型、创新型、服务型干部队伍。年内，组织开展以学习十七大精神为主要内容的政治理论学习和以贯彻8号令为主要内容的业务知识学习，通过学习局馆全体干部进一步加深了对党的十七大提出的重要理论观点、重大战略思想、重大工作部署的理解，思想认识不断提高，从而增强了档案工作重要性的认识，加强对档案法律法规的理解，增强档案工作者的政治意识、大局意识和责任意识。
㈡修订完善规章制度。为进一步深化机关作风建设，健全完善档案局、馆规章制度，不断强化日常管理和工作人员行为规范，修订了《青浦区档案局、馆制度汇编》。新增了“五个一样”、“五个不准”活动内容及“部分群体免费查阅档案制度”；修订了“年休假管理规定”；完善了“文明用语和行为规范”、“工作流程限时办结制度”。
㈢精心设计活动载体。在局、馆范围内开展“五个一样”、“五个不准”活动，即：“对群众与领导一个态度，对基层与机关一样周到、对生人与熟人一样热情，对农民与居民一样欢迎，来人与来电一样受理”；“不准说不知道，不准说气话，不准吵架，不准说与查档无关的话，不准冷淡态度生硬人员”。并提出服务民生的工作目标，即：人民群众的需求与满意，就是我们追求的工作目标。
㈣认真开展档案教育培训工作。为普及档案档案知识，提高全区档案干部业务素质，举办第28期档案岗位知识培训班，参加岗位培训的学员共58人。177人次参加了市档案局教育考试中心统一组织的上机考试，合格率为95%。经过7个科目240课时档案专业课的系统培训，使学员们初步掌握了档案工作的基本原则和基础知识，具备了履行岗位职责的工作能力和操作技能。同时，围绕档案专业新理论、新知识，以档案人员的能力建设为核心，以创新发展为目标，使档案专技人员的知识得到及时更新，业务工作进一步拓展，举办了第十期档案专业技术人员继续教育培训班，各镇、街道、区级机关和基层企事业单位200多名专兼职档案人员参加了培训。本次继续教育分三个专题：一是关于“档案与民生”的若干思考；二是在新形势下如何做好征集工作，加强档案资源建设；三是如何开发档案史料，提升档案文化品位。特邀市档案局郭红解、郑泽青、姜龙飞等三位档案专家担任主讲。
㈤组织兼职教师参加讲台竞赛活动。为了活跃档案教研工作，锻炼档案培训兼职教师队伍，提升档案教育培训水平，组织4名兼职教师参加市档案局举办的“八益杯”档案业务培训讲台竞赛活动，经过预赛和复赛，4名兼职教师全部进入决赛，分获二、三等奖。通过竞赛活动和示范讲课，有效提升了兼职教师的业务能力，促进档案教育培训工作，提高教学质量。
通过修订完善制度、开展活动、举办各类培训班，局馆工作人员的工作作风不断得到改变，服务质量不断提高，档案队伍整体素质不断提升。
此外，档案学会工作结合新形势下档案工作的新要求，组织开展学术活动。结合本年度档案工作重点和档案工作的前瞻性问题，围绕档案立卷改革、新农村建设档案管理工作、档案法制建设、社区档案建设与管理、档案行政执法、创导档案工作服务机制、档案信息化建设等内容，开展研究、讨论。充分调动会员的积极性和创造性，集思广益，会员们结合自身工作实际，提出一些意见和建议，并撰写了论文，为打开档案工作思路和领导决策提供理论依据。
二○○八年十二月三十一日
主题词：档案工作 年度 总结 报告
抄送：市档案局
上海市青浦区档案局办公室2008年12月31日印发