青浦区重点建设工程项目档案管理实施办法

第一条：为加强青浦区重点建设工程项目档案管理，进一步规范重点建设工程项目档案登记、指导、监督、验收工作，确保重点建设工程项目档案的完整、准确、系统和安全。根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《上海市城市建设档案管理暂行办法》、《重大建设项目档案验收办法》、《城市建设档案管理规定》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法》和《上海市重点档案管理办法》等有关文件精神，结合本区实际制定本实施办法。

第二条：本实施办法适用于青浦区重点建设工程项目档案的登记、指导、监督和验收管理活动。

第三条：区重点建设工程项目档案，是指区重大项目、实事工程项目以及其它投资在3000万以上涉及民生、安全等固定资产投资建设活动中直接形成的，对国家和社会具有重要保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。

第四条：区重点建设工程项目档案管理的具体范围，由区档案行政管理部门负责组织鉴定、论证后确定。

区档案行政管理部门负责本办法的组织实施，区重大办、发改委、建交委、规土局、水务局等其他相关部门（单位）按照各自职责向区档案行政管理部门提供相关信息，并协同实施本办法。

建设单位以及相关的档案馆和档案保管者按各自的职责负责收集和保管区重点建设工程项目档案。

第五条：被确定为区重点收集、保管档案范围的，区档案行政管理部门应当书面通知建设单位，同时告知重点建设工程项目相关主管部门（单位）。

建设单位应当自接到通知要求之日起60日内，向区档案行政管理部门登记。登记后情况发生变化的，应当自变化之日起的60日内向原登记部门变更或者撤销登记。

第六条：区档案行政管理部门接受登记后，将登记认定情况通知建设单位和相关的档案馆、档案保管者，同时告知建设单位主管部门（单位）。

第七条：区档案行政管理部门、相关的档案馆、档案保管者以及建设单位主管部门（单位）的档案机构应当按各自的管理职责，采取多种形式加强对重点建设工程项目文件材料和档案的收集、整理、归档、保存、流转、处置等情况的监督和指导。

项目建设单位应当将重点建设工程项目档案工作纳入工程项目建设管理程序，与工程项目建设实行同步管理。建立重点建设工程项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。确保项目档案真实完整地反映项目实际情况和工程建设过程，做到记录真实，图物相符，数据可靠。

第八条：重点建设工程项目档案验收的组织及验收组的组成：

（一）工程项目档案的验收，由区档案行政管理部门组织项目主管部门（单位）的档案机构以及按照规定有接收该档案任务的档案机构等相关单位共同进行，必要时可邀请有关专业人员参加；

（二）工程项目档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由区档案行政管理部门人员担任。

第九条：重点建设工程项目建设单位应向区档案行政管理部门书面提出项目档案验收申请。

重点建设工程项目档案验收申请的主要内容：

（一）工程项目建设及工程项目档案管理概况；

（二）保证工程项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

（三）工程项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

（四）存在的问题及解决措施。

第十条：重点建设工程项目档案申请验收的条件：

(一)工程项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足使用的需要；

(二)工程项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；

(三)完成了工程项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作。

第十一条：重点建设工程项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

重点建设工程项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，重点建设工程项目的建设单位、设计、施工、监理和生产运行管理或使用等单位的有关人员列席会议。

第十二条：重点建设工程项目档案验收会议的主要议程：

（一）建设单位汇报工程项目建设概况、工程项目档案工作情况；

（二）监理单位汇报对工程项目档案质量的审核情况； 

（三）档案验收组检查工程项目档案及档案管理情况； 

（四）档案验收组对工程项目档案质量进行综合评价； 

（五）档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

第十三条：检查重点建设工程项目档案采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷，不足100卷的，抽查不少于50%的档案。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

第十四条：重点建设工程项目档案验收的内容及要求：

项目档案的基础管理工作。

（一）项目建设单位认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。

（二）项目建设单位对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

（三）项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。

（四）项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。

（五）配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。

（六）采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。

（七）保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。

项目档案的完整、准确、系统情况。

（一）按照DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

（二）项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和GB／T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》及工程项目主管部门（单位）的规范性管理和技术要求。

项目档案的安全。

（一）档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。

（二）档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

（三）归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。

（四）采取有效措施保证档案实体和信息安全。

第十五条：重点建设工程项目档案验收意见的主要内容：

（一）项目建设概况；

（二）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；

（三）存在问题、整改要求与建议。

第十六条：重点建设工程项目档案验收结果分为合格与不合格。

重点建设工程项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。工程项目档案验收合格的，由工程项目档案验收组出具项目档案验收意见。

重点建设工程项目档案验收不合格的，由工程项目档案验收组提出限期整改意见。建设单位整改后，重新提出申请验收。

第十七条：重点建设工程项目档案验收认可文件，是竣工验收备案的条件之一，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收备案，更不能评为优质工程。

第十八条：重点建设工程项目建设单位和相关主管部门（单位）因失职、渎职，造成项目归档材料、档案丢失、损毁等的，依法追究项目建设单位、相关主管部门（单位）及人员的责任。

第十九条：本办法由青浦区档案局负责解释。

第二十条：本办法自2012年8月15日起施行。

主题词：建设 档案 转发 通知                          

青浦区人民政府办公室              2012年7月2日印发